Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el control de inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que le asegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales.
Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del control de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener la inspección oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la misma.
El control de inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.
Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el control de inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. El control de inventario tiene un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el balance general.
Todos los procesos que sustentan el suministro, el almacenamiento y la accesibilidad de los artículos para asegurar la disponibilidad de los mismos al tiempo que se minimizan los costes de inventario. En la práctica, el control de inventario abarca diversos aspectos, incluidos la gestión del inventario, el registro tanto de cantidades como de ubicación de artículos, pero también la optimización del suministro.
El control de inventario es un campo amplio que puede dividirse en dos grandes áreas: La gestión del inventario, que es casi imposible desvincular del software de gestión del inventario en la mayoría de las configuraciones basadas en computadoras. El objetivo de la gestión del inventario es es mantener una alta productividad en todas las operaciones de inventario.
La optimización del inventario, en la que los costes —tales como los de almacenamiento y los de situaciones de desabastecimientos— deben ser minimizados al tiempo que se enfrenta una demanda futura incierta. El objetivo de la optimización del inventario es maximizar el resultado financiero del inventario para la empresa.
Antes de iniciar un control de inventario se debe saber qué se tiene que contabilizar. Para empezar, se cuentan todos los activos, tanto los circulantes (material de oficina, bombillas…) como fijos (ordenadores, teléfonos, vehículos…). Para que sea un proceso más sencillo se puede clasificar por rangos de precios y posteriormente también codificar su ubicación en el almacén.