El software ERP es un sistema informático de gestión de información para una empresa. “Enterprise Resource Planning”o “Planificación de Recursos Empresariales”.
El software ERP se destaca por ser un sistema de gestión y de datos único, donde converge toda la información de una empresa y ésta es utilizada para tomar decisiones. Decir esto es referirnos a algo muy amplio y sin límites claramente definidos: pues eso es un ERP, algo que puede ser tan variable en tamaño y funcionalidad como variables pueden ser el tamaño y fines de las millones de empresas que funcionan en los distintos países.
Otra definición sencilla de lo que es un software erp es esta: “Un ERP es un sistema informático que facilita la gestión de una empresa en todos sus ámbitos (recursos humanos, compras, ventas, etc.)”.
El origen del sofware ERP se puede atribuir a las necesidades de planificación y gestión de recursos bélicos que genera un gran acontecimiento militar: la Segunda Guerra Mundial. Los ejércitos requieren de una gran logística: planificación y control de dónde está destinado el personal, los materiales, stocks, etc. Con este primer enfoque inicialmente “militar” los sistemas de información fueron evolucionando para dar soporte a todo tipo de empresas en sus necesidades de gestión cotidianas.
El software ERP basa su utilidad básica de un programa de estas características, es la de ayudar a administrar empresas de cualquier tipo, automatizando todos sus procesos. También ayuda a controlar lo que una organización tiene (stock e inventario) o hace (flujos de trabajo).
Una empresa con un software erp posiblemente esté en ventaja respecto a otra que no disponga de un sistema de este tipo. ¿Por qué? Porque gracias a este programa la empresa automatiza su gestión: tiene un mayor control de lo que hace y un ahorro de costes (eficiencia y eficacia).
Esto hace a las empresas más competitivas: cuesta menos rellenar un formulario en la pantalla y pulsar aceptar (con lo que automáticamente llegará a toda la empresa) que rellenar un formulario en papel, enviarlo por mensajería, y que llegue a su destino. Además, un software ERP integra todas las actividades de todos los departamentos de una compañía en una sola aplicación, permitiendo modificar datos, realizar consultas y generar informes rápidamente.
Existen básicamente dos tipos de software erp, los generalistas y los especializados. Los generalistas, también llamados horizontales, sirven para cualquier empresa. Los ERP especializados, también llamados sectoriales o verticales, intentan dar soluciones a sectores específicos como la sanidad, la distribución, los medios audiovisuales o la construcción por indicar varios ejemplos.