En la actualidad hay negocios que llevan el control de sus facturas de venta manualmente y esto nos limita ver al instante cuánto se vende mensualmente o lo que se vende diariamente, también esto limita a no tener una base de datos de clientes al instante, que permita ver que cliente es más frecuente en comprar nuestros productos.
Los procesos de control de facturas suelen ser un tanto complicados, sobre todo para quienes no están habituados a ello. Sin embargo, con unos cuantos consejos todo esto puede resultar sumamente sencillo.
El primer consejo para elaborar un control de facturas es decidir si se piensa utilizar o no un software de facturación. Estos programas suelen ser bastante eficientes y además se pueden conseguir en diversos precios, incluso existen algunos gratuitos. Por ello, apoyarse en un software suele ser lo ideal.
Otro punto importante para llevar un control de facturas es llenar siempre detalladamente las facturas. Cuánto más datos de contacto se incluyan, tanto suyos como del destinatario, será más sencillo ponerse en contacto en caso de algún imprevisto.
Otra recomendación es el de siempre mantener políticas claras de facturación. Cuáles son las formas de pago que acepta, qué hacer en caso de pagos tardíos, etc. De esta manera su control de facturas será más eficiente. Es importante que usted tenga en cuenta estas interrogantes por adelantado, así como que se las haga saber a su cliente.
Si bien debe ser eficiente en la elaboración de su control de facturas, también debe serlo al momento de ordenarlas y poder acceder a estos datos sin problemas con un claro orden de lo que está facturando. Por lo general es recomendable hacerlo a través de un software de facturación, de lo contrario, se debe tener estos documentos en un espacio visible, para nunca olvidarnos de nada.
Al llevar un control de facturas debe estar claro que, si bien existen distintos formatos para una factura, todos están obligados a llevar cierta información mínima para que el documento sea válido. Si algún dato estuviese ausente o erróneo, se debe solicitar un duplicado de la factura para enmendarla. Por tal motivo, para evitar estos inconvenientes, debemos tener claro cada uno de los datos necesarios e indispensables, de lo contrario todo el trabajo de facturación que archiva podría estar erróneo y sus datos de sus ingresos, ventas, etc, estarían incompletos.
Un consejo más sobre el control de facturas es la información básica del empresario o profesional que emite la factura y también de quién la recibe. En el caso del emisor, estos datos serían su nombre y apellidos, razón social, rut, giro y domicilio. En el caso del receptor, los datos necesarios son los mismos del emisor.