La facturación electrónica es el equivalente digital y evolución lógica de la tradicional factura en papel. A diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte físico como es el papel.
En los países en los que la legislación lo admite, la validez de una facturación electrónica es exactamente la misma que la de la tradicional factura en papel y gracias a la firma digital que incluye se garantiza su integridad y un alto nivel de trazabilidad, por lo que judicialmente es un documento considerado como vinculante y que no necesita de mayor prueba o confirmación que su propia existencia.
Al poseer el mismo valor que una factura emitida en papel, pero bajo un formato electrónico, la facturación electrónica ofrece una gran cantidad de beneficios tanto para el emisor como para el receptor. Entre ellos, el ahorro de costes y la mayor eficiencia son los principales.
El mayor beneficio es el ahorro económico. Una facturación electrónica elimina los gastos de papel, impresión, sellos, envío, etc. Pero las ventajas no solo se reflejan en el dinero ahorrado. Por ejemplo, al ya no ser necesarios los gastos de envío, también nos vemos favorecidos por la inmediatez y la seguridad del envío a través de soportes electrónicos.
Otro beneficio directo de por la realizar la facturación electrónica es la optimización en las gestiones de la empresa. Al reducir los tiempos de la gestión, se consigue mayor eficiencia en el funcionamiento de la compañía. También se ahorra en espacio y se obtiene mayor seguridad y control sobre posibles errores.
Otro factor importante es que la facturación electrónica representa un gran ahorro para el medio ambiente. Al ya no usar papel se evita no solo la tala de árboles, sino también se ahorra en la cantidad de agua necesaria para transformar esa madera en papel.
La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.
Una facturación electrónica se construye en 2 fases: Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos. Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza: que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).